İstanbul 2010 İletişimcisini arıyor

[Ömer Kanıpak]

2010 Avrupa Kültür Başkenti seçilen İstanbul Tanıtım ve Halkla İlişkiler Hizmeti alacağı şirketi belirlemek için yarışma açtı.

İstanbul 2010 AKB Yürütme Kurulu iletişim hizmetleri alacağı şirketi belirlemek için bir yarışma açtı ve bütün reklam, tanıtım şirketleri ile halkla ilişkiler şirketlerini ortaklaşa ya da kendi başlarına başvuruda bulunmaya çağırdı.

Yapılan açıklamada, iletişim danışmanlık hizmetlerini üstlenecek reklam ve PR ajanslarının, ya da konsorsiyumların nasıl belirleneceği ayrıntılı olarak belirtildi

Açıklama şöyle:

Çağrının konusu :
İstanbul 2010,
• İstanbul’u dünya kültür – sanat gündemine taşıyacak
• Kentin kültür mirasını özelde Avrupa, genelde dünyayla paylaşacak
• Kentte yaşayanların sürece katkı ve katılımını önemseyen
bir kentsel dönüşüm projesidir. İstanbul 2010’un iletişimden organizasyona, eğitimden tasarıma, yeni projelere, tüm İstanbulluların yaşantısına katkıda bulunması beklenmektedir.

İstanbul 2010 Yürütme ve Danışma Kurulları akademia, bakanlıklar, belediye, sivil toplum ve medya temsilcilerinden oluşan yapısıyla, İstanbul 2010’un etkileşimli, katılıma açık, çoğulcu ruhunu ortaya koymaktadır.

İstanbul 2010 Yürütme Kurulu, Istanbul 2010 adresinde özetlenen yaklaşımı çerçevesinde ; projenin iç ve dış tanıtımında görev alacak danışman reklam ve PR ajanslarını seçmek üzere, yeterlilik ve deneyimleri içeren dosyaların sunulması çağrısında bulunmaktadır.

Çağrı süreci : İstanbul 2010 Avrupa Kültür Başkenti, Bakanlar Kurulu’nun 11.12.2005 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan kararıyla oluşturulan bir girişim grubudur. İstanbul’un Avrupa Kültür Başkenti seçilmesi sonrasında hazırlanan yasa taslağı T.B.M.M.’ne sunulma aşamasındadır, girişim yasa ile kurulan bir platforma dönüştürülecektir.

İstanbul 2010 iç ve dış tanıtımında görev almak isteyen reklam ve PR ajanslarının değerlendirilmesi 3 aşamalı biçimde ve aşağıda belirtilen kurullarca yapılacaktır ;

1- Önseçim : Yürütme Kurulu Başkanı Nuri Çolakoğlu ve İletişim Komitesi
[ Başkan : Nazar Büyüm, Arhan Kayar, Atilla Aksoy, Ayşe Sözeri Cemal, Burcu Topbaş, Cenap Nuhrat, Cengiz Turhan, Cumhur Güven Taşbaşı, Haluk Mesci ] tarafından yapılacak önseçimde teknik yeterlilikler esas alınacaktır. İlgili ajanslar,

o Kısa ajans tanıtımı, yönetim ve ortaklık yapısı, hizmetler, departmanlar ve bağlantılı şirketler
o Son 5 yıllık ajans performansı [ciro, yıl temelli müşteri portföyü, çalışan sayısı]
o Benzer projelerdeki deneyim ve yetkinlikler, yaratıcı çalışma örnekleri

içeren dosyayı 24 Nisan 2007 tarihinde, çalışma saati bitimine kadar, İletişim Komitesi İstanbul 2010 Yönetim Merkezi Atlas Pasajı Kat: 2 Beyoğlu adresine, 2 kopya olarak teslim edeceklerdir.
Başvurular deneyim, yetkinlik, ciro temelinde değerlendirilerek yeterli bulunan PR ve reklam ajansları, final aşamasına davet edilecektir.

2- Final / Stratejik Yaklaşım Briefi ve Dosya Hazırlanması: Önseçimde teknik yeterlilik alan ajanslar 4 Mayıs 2007’de brief toplantısına davet edilecektir. İletişim Komitesi tarafından yüzyüze ve yazılı olarak bilgilendirilecek olan ajanslardan 6 Haziran 2007’ye kadar stratejik yaklaşım dosyaları hazırlamaları istenecektir. Bu evrede reklam ve PR ajansları konsorsiyumlar oluşturarak stratejik dosya sunabilecekleri gibi, tekil olarak da teklif sunma hakkına sahiptir.

Konsorsiyum oluşturulması durumunda işbölümünü özetleyen bir mutabakat protokolünün dosya ile birlikte sunulması gerekmektedir.

Final evresindeki stratejik dosya değerlendirmesi İletişim Komitesi üyelerince yapılacak, Komite’nin görüş ve öneri listesi nihai karar için Yürütme Kurulu’na iletilecektir. Yürütme Kurulu üyelerinin tam listesi İstanbul 2010 resmi web sitesinde yer almaktadır.

3- Final / Sunumlar – 28 – 29 Haziran 2007 : Yürütme Kurulu’nca belirlenen 5 reklam ve 5 PR ajansı finalist, Yürütme Kurulu Başkanı’nın da katılacağı İletişim Komitesi’ne stratejik yaklaşımlarını sunacaktır. Ajanslar diledikleri takdirde yaratıcı konsept sunumu yapabilecektir. Komite, teknik yeterlilik ağırlıklı puanı taşımak üzere, mali görüşmeleri de puanlayarak görüş ve önerisini Yürütme Kurulu’na sunacaktır. Uluslararası yetkinlikler ve etkin stratejik çözümler temel seçim ölçütleridir.

Önemli not 1 : İstanbul 2010 Avrupa Kültür Başkenti yönetişim ilkeleri uyarınca ilgili kurulların üyeleri ticari olarak parçası oldukları kararların alınacağı durumlarda, değerlendirmelere katılma veya oy kullanma yetkisine sahip değildir. İletişim Komitesi Başkanı, gerekli görürse, Komite üyelerini değiştirerek değerlendirme sürecini herhangi bir çıkar çatışması olasılığından arındırma yetkisine sahiptir.

Önemli not 2 : Kamu yararı gözeten bu projede, mali kısıtlar nedeniyle, katılımcı ajanslara dosya hazırlık ücreti ödenemeyecektir.

Önemli not 3 : Strateji sunumları sonucunda yurt içi ve yurt dışı iletişim ayrı ayrı değerlendirilebileceği gibi, bunlardan biri için yeni bir seçim sürecine girilebilir.

Önemli not 4 : İlgili ajanslar, dosya hazırlık ve yürütmeye ilişkin sorularını
e-postayla ahmet@istanbul2010.org adresine iletebilir.

[Aslı Canbal]

İstanbul 2010 web sitesinde yer alan, sonuç ile ilgili açıklama:

İstanbul 2010, İletişim Ajansını buldu: KLAN İLETİŞİM

"İstanbul, iletişimcisini arıyor" başlığıyla yapılan çalışmaların sonucunda İstanbul iletişimcisini buldu. KLAN İLETİŞİM, 27 Ağustos Pazartesi günü, Yürütme Kurulunun da onayını alarak, İstanbul 2010'un iletişim ajansı olarak belirlendi.

İstanbul 2010 Avrupa Kültür Başkenti Yürütme Kurulu, önümüzdeki üç yıl süre ile İstanbul 2010'un iletişimini yönetecek şirketi belirlemek üzere Nazar Büyüm'ün başkanlığında Arhan Kayar, Ayşe Sözeri Cemal, Cumhur Güven Taşbaşı, Burcu Topbaş, Cenap Nuhrat, Haluk Mesci, ve Necla Zarakol'dan oluşan bir İletişim Komitesi kurdu. İletişim Komitesinin toplantılarına zaman zaman İstanbul 2010 Yürütme Kurulu Başkanı Nuri M. Çolakoğlu ve başkan yardımcısı Gürhan Ertür de katıldı.

İletişim Komitesi Başkanı Nazar Büyüm, bu çalışmaları şöyle özetledi: "İstanbul iletişimcisini arıyor" başlığıyla sağlıklı bir seçim yapabilmek için özenle yürüttüğümüz bu süreçte 15'i aşkın toplantı yaptık. Toplantılar,
-görev tanımı,
- seçme sürecinin planlanması,
- seçim ölçütlerinin belirlenmesi,
- brief hazırlanması,
- dosya değerlendirmeleri,
- briefing,
- strateji dosyalarının değerlendirilmesi,
- sözlü sunumlar,
- sunum değerlendirmeleri,
- nihai sunum için hazırlık,
- son sunumlar,
- seçim
aşamalarını kapsadı.

"Sayılarla belirtecek olursak, ilk başvuru olarak 32 dosya alındı, 21 ajans briefinge çağrıldı, 14 ajans iletişim stratejisi dosyası sundu, 8 ajans sözlü sunuma çağrıldı, 7'sinin sözlü sunumu dinlendi, 3 ajans bir kez daha brief edildi ve ikinci kez sözlü sunuma geldi, son aşamada ise Klan, İstanbul 2010 iletişimcisi seçildi."

Konkuru kazanan Klan, Yürütme Kurulunun 27 Ağustos'taki toplantısında bir sunum daha yaptıktan sonra Yürütme Kurulu Klan'la çalışılmasını onayladı ve İletişim Komitesine de Mart 2007 başından beri yaşadığımız bu süreçte gösterdiği profesyonel tutum, ciddiyet ve yaptığı çalışmalar için, İstanbul adına teşekkür etti.

İletişim Komitesi bundan sonra Yürütme Kuruluna iletişim konularında danışman olarak göreve devam edecek, iletişim stratejilerinin değerlendirilmesinde ve uygulamaların gözden geçirilmesinde yardımcı olacak.

Bu arada, Yürütme Kurulu, İletişim Komitesinin ve Klan'ın da görüşlerini alarak bu çalışmanın büyük önem taşıyan halkla ilişkiler ayağını götürecek kuruluşu önümüzdeki günlerde belirleyecek.